Proyeksi permintaan 1–2 minggu ke depan per SKU, disusun dari pola order historis, kontrak berjalan, info musiman tiap customer, SO aktual yang sudah masuk, serta SO open (belum terpenuhi/pengiriman parsial).
Forecast dikonversi jadi volume kebutuhan per SKU/minggu, dicocokkan dgn sisa stok gudang + SO aktual/open yang perlu dipenuhi, utk menentukan gap yang perlu dipasok dari Plantation.
Kesepakatan periodik dgn Plantation Co: volume, grade, harga & jadwal panen. Termasuk skema DP (Down Payment) di muka sbg kepastian alokasi lahan/tanam periode berikutnya.
PO resmi diterbitkan ke Plantation Co per periode panen, mengacu ke kontrak (B1) & angka gap kebutuhan (A2).
Plantation mengonfirmasi jadwal & estimasi volume hasil panen/produksi terhadap PO yang diterima.
Barang dikirim dari kebun/kandang Plantation ke gudang Mitra Kebunku, disertai dokumen pengiriman.
Pencocokan qty fisik vs PO & surat jalan, penimbangan, serta input tanggal terima (dasar FEFO). Barang masuk area holding/karantina menunggu QC.
Pemeriksaan & grading kualitas (A/B/C), penetapan sisa umur simpan utk keperluan FEFO. Barang gagal QC dipisah (retur ke Plantation / write-off), di luar cakupan diagram ini.
Barang lolos QC disimpan sesuai lokasi (cold chain utk protein, dry storage utk produce); stok tersedia utk dijual.
Plantation menagih berdasar qty & grade aktual diterima (3-way match PO–GRN–Invoice), dikurangi DP yang sudah dibayar di muka (B1).
Finance memproses pembayaran sisa tagihan setelah dikurangi DP, mencatat HPP sesuai qty & grade yang diterima.
Customer mengirim pesanan sesuai kontrak harga/termin berlaku (via app/portal atau sales rep), mengacu ke forecast yang sudah dikomunikasikan (A1).
Cek ketersediaan stok (prioritas FEFO), konfirmasi harga & termin; customer baru/berisiko bisa diminta DP.
Sistem membuat DO & picking list otomatis dari SO yang sudah dikonfirmasi — inti dari Simple DO System.
Staf gudang mengambil barang sesuai urutan FEFO & DO, dikemas sesuai standar (cold chain utk protein).
Barang dikirim memakai armada/driver yang ditugaskan; surat jalan (cetak DO) dibawa sbg dokumen pengantar.
Customer memeriksa & menerima barang, tanda tangan sbg bukti terima; bisa partial-accept bila ada masalah kualitas/qty.
Invoice diterbitkan berdasar DO & POD, sesuai qty aktual diterima customer; termasuk e-Faktur bila diperlukan.
Customer membayar sesuai termin (cash/COD atau kredit 7/14/30 hari) terhadap invoice C7.
Customer mengajukan retur sebagian/seluruh barang: masalah kualitas, kelebihan kirim, salah SKU, dll.
Barang retur diterima kembali & diinspeksi kondisinya untuk menentukan disposisi selanjutnya.
Finance menerbitkan nota kredit & menyesuaikan piutang customer sesuai qty & nilai retur yang disetujui.